Viele KMU haben seit der Einführung des ERP-Systems einen langen Leidensweg hinter sich. Die aufgelaufenen Kosten haben die ursprünglichen Vorstellungen um ein Vielfaches überstiegen und die Begeisterung ist der Ernüchterung gewichen. Die Unzufriedenheit ist gross, aber die Hemmschwelle zu einem Wechsel ist noch viel grösser. Denn man hat schon so viel in die Lösung investiert. Wer garantiert, dass einem mit dem neuen System nicht das gleiche passiert?
Die Evaluation eines neuen ERP-Systems ist sehr schwierig und komplex. Der Anbieter ist generell im Vorteil. Er kennt die Stärken und Schwächen seines Systems im Konkurrenzvergleich genau. Der Kunde erkennt diese meistens erst bei der Einführung oder im Betrieb.
Ein wichtiger Indikator für die richtige Lösung ist der Haupt-Zielmarkt des Anbieters. In welchen Märkten wird die Lösung vorwiegend eingesetzt? Sind es vor allem Grosskunden mit Konzernstrukturen? Sind es KMUs mit limitierten Ressourcen und einer einfachen Firmenstruktur? Einer der häufigsten Fehler der KMUs ist es, wenn sie sich für einen grossen, namhaften Anbieter entscheiden. Die Kostenstruktur eine grossen Anbieters verteuert die Lizenzkosten und die Tagessätze. Der administrative Overhead muss bezahlt sein. Zudem sind die internen Prozesse wesentlich komplexer. Das macht kundenspezifische Anpassungen schwierig und teuer. Für einen Konzern lohnt sich jedoch ein solches System. Denn nur ein grosser Anbieter hat die Ressourcen und Kompetenzen eine Firma weltweit zu bedienen und die Konzernstruktur optimal abzubilden.
Nun denkt sich manches KMU ich nehme ein bekanntes Produkt und einen lokalen Integrator, dann habe ich einen flexiblen Partner und kurze Wege. Dieser Schein trügt. Denn der Integrator ist der Willkür des Softwarehauses komplett ausgeliefert. Sein Handlungsspielraum ist limitiert. Das Problem ist damit nur an den Integrator delegiert, aber nicht gelöst.
Wie wichtig ist die Branche?
Den Unterschied einer Dreherei und einer Metallbaufirma muss in einem ERP-Lösung ersichtlich sein. Was interessieren beispielsweise eine Metallbaufirma Legierungszuschläge oder Schrottzuschläge? Der Kunde muss seine Geschäftsprozesse in der Standardlösung erkennen. Es reicht nicht, wenn der Anbieter auf Referenzen verweist. Sie können weder aus einem Porsche einen VW Transporter machen, noch aus einem VW einen Porsche. Es gibt aber etliche ERP-Anbieter die genau dies den Kunden glauben lassen wollen.
Lieber eine Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende
Hohe Betriebskosten und andauernde Unzufriedenheit, dann ist es spätestens vor dem nächsten Update Zeit sich über eine alternative Lösung Gedanken zu machen. Natürlich bedeutet eine Migration eines Systems für die Organisation einen ausserordentlichen Aufwand. Aber der Zeitgewinn mit einem branchenspezifischen System ist nicht zu unterschätzen. Wir stellen immer wieder fest, dass Firmen Systembrüche tolerieren und Daten mehrfach erfassen oder mit wesentlichen Prozessschritten auf Papier oder in Excel ausweichen. Dies ist mit einer integrierten Lösung nicht mehr nötig. Ein modernes System kann Daten und Dokumente durchgängig elektronisch verwalten. Zudem ist eine Migration auch meistens eine Chancen um die Datenqualität zu verbessern. Häufig ist die Datenqualität so schlecht, dass es sich lohnt, gewisse Stammdaten neu zu erfassen.